Teknolojik ağları yönetime dahil eden şirketler, artık çok avantajlı... Bilişim teknolojilerini firma yönetiminde kullanan patronlar,  işte yüksek verimi elde ediyor... Teknolojik ağlarla  kusursuz  iş yapma olanağı sağlayan 'hızlı portal', bu sistemin en yeni örneği..

Şirketler için çalışanları yönetmek ve sağlıklı verim almak bu keskin rekabet koşullarında daha da önem kazandı. Bunlarla birlikte zamanı en iyi şekilde kullanmak da verim açısından çok önemli.  Zamanı akıllıca kullanmak çağımız için verimli sonuçlar açısından artık elzem oldu. Özellikle büyüyen firmalarda "zaman yönetimi" kavramı ön plana çıktı. Çalışanlara zamanı nasıl ve daha iyi kullanabilecekleri çerçevesinde düzenlenen seminerlere yönelik ilgi de bunun göstergesi. Yapılacak işlerin, görüşmelerin, yazışmaların, toplantıların ve denetimlerin kusursuzca işlemesini sağlamak, ancak iyi bir yönetim sistemiyle ve doğru zaman planlaması ile mümkün. Infinity Teknoloji'nin geliştirdiği  "Hızlı Portal Projesi" işletmelerde bu çerçevede bir çığır açtı. Tüm iş, görev akışı ve iletişimleri web tabanlı olarak gerçekleştiği bu proje, şirket içi "özel bilgi, iletişim ve iş birliği platformu" olarak anılıyor.

İş Yaşamında Devrim

Hızlı Portal, şirketlerde "Kitlesel işbirliği" nin gerçekleşmesine imkan veriyor. Birbirinden kopuk çalışan ve hiyerarşik düzeni benimseyen klasik anlayışa tam tersi pencereden bakıyor. İnsanlara yeni bir kurumsal sosyalleşme, inovasyon yapma ve sosyal işbirliği ağlarıyla şirket bünyesinde farklı bir iş yapma biçimi sunuyor. Daha da ötesi devrimsel nitelikteki gelişmeleri de beraberinde getiriyor. Örneğin şirketler müşterileriyle birlikte ürünler tasarlayabiliyorlar.  

Projenin altyapısal işleyişi tamamen web tabanlı. Firma, çalışanlara verdiği görevleri Hızlı Portal üzerinden duyuruyor. Göreve başlamak, yapılmış bir görev atamasıyla ilgili e posta adresine gelen mesaj ile başlıyor. Platformda herkes üzerine atanmış görevlerle ilgili işleri sisteme yükleyerek ilgili kişilerin anında geri bildirim alması sağlanıyor.  Alınan işlerin listesi tüm ayrıntılarıyla birlikte ekranda listeleniyor. Yapılan (biten) işler kolayca

İzlenebiliyor ve inceleniyor. Yapılan her iş ekleme proje yöneticisine ve her geri bildirim de çalışana e posta mesajıyla gönderiliyor. Dolayısıyla e-postaları sıkça ve dikkatli kontrol etmek sistemin hızlı işleyişi açısından çok önemli.

Sistem son derece kolayca kullanılabilir bir şekilde tasarlanmış. Ürün ve hizmetlerde işbirlikçi çalışma olanağı sağlamak amacıyla oluşturulmuş. Bazı yöneticiler Hızlı Portalı proje devrimi olarak adlandırıyor. Şirketlerde kusursuz proje ve görev takibi bu yolla hayata geçiyor. Bu sistemle adeta şirketlere "sanal bir müdür" atanıyor.  Bu "yönetici", firma personelinin çalıştığı projeler ya da işler hakkında her an fikir sahibi oluyor. İşlerin ne kadar ilerleyip ilerlemediği ya hatalı işleyip işlemediği noktasında bilgileniyor.

Hantal işler tarihe karışıyor

Sistemin onay zincirinde müşteriler de yer alıyor. Böylece müşteriler zaman kaybından kurtuluyor. Hızlı Portal 'da müşteri projenin her anından haberdar oluyor. Hatalar söz konusuysa müşteriler anında müdahale edebiliyor. Proje aşamalarında defalarca yapılan kravat mecburiyetli iş toplantıları tarihe karışıyor. Kilometrelerce uzaklara toplantı amaçlı gitme zorunluluğu kalkıyor. Yani bir çok hantallık rafa kalkıyor. Sistemin en önemli bir başka özelliği, ise yapılan işlerde şeffaflığın ortaya çıkması. Hızlı Portal 'ı kullanan her firma, işini üreten ekipte herkesin ne yaptığını görüyor. Herkes başkalarının ne üzerinde çalıştığını biliyor. İş, hangi aşamada görüyor. Yönetici, canlı olarak elemanın performansını ölçebiliyor. Sistem sayesinde çalışanın işini aksatması mümkün değil. Bu sayede işletme, neredeyse hiç zaman ve işgücü kaybetmeden kısa sürede müşterinin işini tamamlıyor. Müşteri ve çalışan fikrini söylüyor. İşyerinde herkes projeye dair fikrini dile getiriyor. İş hayatında devrim yaratan Hızlı Portal 'ın mimarı İlkay Öztürk, Hızlı Portal ‘ı şu cümlelerle anlatıyor: 

"Hızlı Portal 'ı Web 2. 0 konseptinde tasarlayacak hayata geçirdik. Bu yöntemle internet sayesinde kişiler bir arada kolayca iş birliği yapabilir hale geliyorlar. Web 2.0 hayatımızı kolaylaştıran en büyük gelişmelerden biri oldu. Hızlı Portal da bu yeni kavramlardan dolayı kolay, kullanışlı ve çok işlevsel bir yapı haline geldi. Amaç şirketlerde kişisel bilgisayarın yükünü azaltmak ve interneti daha fazla kullanarak verimi artırmada önemli bir hale getirmek. Diyoruz ki biz bu firmada 50 kişiyiz. Bizi tek bir noktadan koca bir göz olarak izle. Ve bir hata ya da hantallık gördüğünde anında geri bildirimde bulun. En önemlisi sistemin onay zincirinde müşteriler de yer alıyor."